Inbox Support
Freude
Joy sitzt in (Outlook-) Postfächern, versteht eingehende E-Mails, kategorisiert sie und entwirft blitzschnell erstklassige Antworten.
Er versendet keine E-Mails automatisch.
Dieser Skill ist genau das Richtige für Teams, die viel Zeit in (Gruppen-) Postfächern verbringen.
DIE CHALLENGE
E-mails rauben viel Zeit
Viele Teams bekommen täglich einen riesigen Berg an E-Mails, die gelesen, kategorisiert, weitergeleitet, beantwortet oder nachverfolgt werden müssen. Manche Fragen sind simpel und wiederholen sich ständig, während andere etwas Recherche erfordern.
Das führt oft zu langen Antwortzeiten, uneinheitlichen Informationen und vor allem viel Arbeit.
DER PROZESS
Wie Joy dein Postfach bearbeitet
Joy arbeitet direkt in dem Outlook-Posteingang. Er checkt eingehende E-Mails, versteht die Anfrage, teilt sie in die richtige Kategorie ein und bereitet einen Antwort-Entwurf vor, der nur noch freigeben werden muss.
1. Kategorisiert die E-Mails
Joy überwacht eingehende E-Mails, versteht die Absicht dahinter und kategorisiert jede Nachricht basierend auf deinen Regeln, deiner Posteingangsstruktur und deinen Supportprozessen.
2. Nutzt Datenbanken und Tool zur Recherche
Wenn eine E-Mail mehr als eine einfache Antwort erfordert, kann Joy sich selbst oder andere Agenten damit beauftragen, Informationen zu sammeln, Inhalte zu erstellen, Angebote vorzubereiten oder andere verknüpfte Skills zu nutzen.
3. Entwirft eine Antwort
Joy entwirft die Antwort direkt in Outlook für dich. Dein Team kann den Entwurf ganz entspannt prüfen, bearbeiten, freigeben und abschicken.
Joy schreibt die Entwürfe, aber dein Team behält immer die volle Kontrolle und entscheidet, was rausgeht.
"Joy spart unserem Team täglich 2 Stunden – die repetitive E-Mail-Arbeit ist fast verschwunden!"
Michael, Aumera Projektleiter
DAS RESULTAT
Hol dir deine Zeit zurück!
Joy übernimmt die schwere Arbeit für dich. Wenn du die E-Mail öffnest, wartet dort bereits ein Antwortentwurf auf dich – bereit für dich zum Versenden.
DIE ANFORDERUNGEN
Was Joy braucht, um loszulegen
Damit Joy arbeiten kann, benötigt er:
E-Mail Zugriff
Definierte E-Mail-Kategorien
Beispiel Antworten
DIE LEARNINGS
Kein neues Tool. Kein neuer Prozess.
Die wichtigste Erkenntnis: Der grösste Mehrwert entsteht dadurch, dass Joy direkt dort arbeitet, wo Teams ohnehin aktiv sind – im Posteingang.
Es gibt kein neues Dashboard, das geöffnet werden muss, keinen zusätzlichen Prozess, der erlernt werden muss, und kein weiteres Tool, in das Informationen übertragen werden müssen. Joy liest, kategorisiert, beantwortet und kennzeichnet E-Mails direkt in Outlook, sodass das Team in seiner gewohnten Arbeitsumgebung bleiben kann.
Dadurch wird die Einführung deutlich einfacher: Der bestehende Prozess bleibt unverändert, während der repetitive Aufwand rund um die E-Mail-Bearbeitung spürbar reduziert wird.
